Vedtægter for RC Model Truck Fyn

§1 Navn og hjemsted

Foreningen ”RC Model Truck Fyn” er stiftet den 09.05.2010 og har hjemsted i Odense kommune.

§2 Formål

Foreningen formål er; at dyrke socialt samvær med andre der har interesse for RC sporten og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne hobby. Dette omfatter lastbiler, entreprenør og andet materiel, i skala: 1:14 – 1:16 idet klubbens udendørs anlæg og kommende indendørs anlæg primært er tilpasset denne størrelse.

Præcisering: Foreningens grundide er at flest mulige af klubbens medlemmer engagerer sig i de aktiviteter der er nødvendige for klubbens daglige funktion. Det er de enkelte medlemmers engagement der gennem indsats har skabt de rammer klubben i dag har, fastholdelse af, forbedring og tilgang af endnu bedre forhold vil fremadrettet kræve et bredt engagement fra flere medlemmer.

§3 Medlemskab

Som aktivt medlem kan optages enhver, der er fyldt 5 år.
Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsbestemmelse.

§4 Indmeldelse

Indmeldelsen skal være skriftlig via formularen på klubbens hjemmeside, kassereren er ansvarlig for indmeldelsen samt opkrævning af det gældende kontingent og indmeldelsesgebyr. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsesblanketten underskrives af forældre eller værge.

§5 Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.

§6 Kontingent

Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen, indbetalings termin er d. 31 januar 2xxx, opkrævning sker med faktura via e-mail til det enkelte medlemmer.
Gældende kontingent offentliggøres på klubbens hjemmeside
Et familiemedlemskab består af 1 voksen, der betaler fuldt kontingent, og resten betaler familiemedlemskontingent. Familiemedlemskab omfatter personer der har samme bopælsadresse eller er familierelateret på anden måde.
Der opkræves indmeldelsesgebyr for samtlige indmeldte personer.
Kontingentet er fastsat som et helårs kontingent, dog således at der ved indmeldelse efter 1/7 betales 50% kontingent og ved indmeldelse efter 15/11 betales der indmeldelsesgebyr samt kontingent for det efterfølgende år. Medlemskabet er gældende fra indmeldelsesdagen.

§7 Restance

Kontingentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden. Ved for sent indbetaling opkræves indmeldingsgebyr der fastsættes af generalforsamlingen.

§8 Udelukkelse og eksklusion

Såfremt et medlem handler til skade for foreningen eller udviser en adfærd der kan opfattes truende eller uhensigtsmæssig, kan der sanktioneres som følger:

Det præciseres at: skade for foreningen ikke omfatter ytringer der ligger indenfor den almindelige gældende ytringsfrihed i Danmark, hverken som omtale af klubben eller enkeltmedlemmer i klubben. Skulle et medlem mene at der er tale om angreb på dennes person er det medlemmets personlige ansvar at anmelde og håndtere hændelsen.

I tilfælde hvor ytringer eller adfærd vurderes at være skadelig for foreningen / klubben kan et simpelt flertal i bestyrelsen beslutte at tage §8 i anvendelse, således at der ikke sker skade på klubbens omdømme.

Udelukkes for en periode fra klubbens aktiviteter. Udelukkelse kan kun ske når medlemmet har været indkaldt til møde med den samlede bestyrelse. Her drøftes hændelsen og medlemmet vil få en påtale ved en første gangs hændelse. Ved gentagelsestilfælde skal medlemmet høres og den samlede bestyrelse beslutter efterfølgende sanktionens varighed.

Ved truende eller anden alvorlig tilsidesættelse af gældende lovgivning anmeldes den udøvende til de relevante myndigheder. Bestyrelsen skal såfremt dette besluttes straks bortvise medlemmet og indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, med eksklusion af medlemmet som eneste emne. Indkaldelse kan for at sikre hurtig indsats/løsning ske med 14 dages skriftligt varsel. Denne type indkaldelser offentliggøres ikke på klubbens medier men udsendes via e-mail.

Beslutninger truffet i relation til denne paragraf sker aldrig på de sociale medier eller ved opslag på klubbens hjemmeside.

§9 Ordinær Generalforsamling

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af april måned.
Indkaldelse med angivelse af dagsorden og indkomne forslag skal finde sted med fire ugers varsel ved opslag på klubbens hjemmeside samt personlig indkaldt via E-mail.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse. Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.
Stemmeret har alle aktive medlemmer som ikke er i kontingentrestance, og har været aktivt medlem i mindst 2 måneder, (passive medlemmer har ikke stemmeret.) Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
Stemmeretten for medlemmer i alderen fra 5 – 14 år overdrages til medlemmets forældre. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.

§10 Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

Valg af dirigent og referent
Bestyrelsens beretning for det forløbne år
Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse
Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
Fastsættelse af kontingent for det efterfølgende år.
Behandling af indkomne forslag
Valg af til bestyrelsen

På lige år vælger generalforsamlingen først formand og derefter sekretær, efterfølgende vælges bestyrelsesmedlem nr..
På ulige år vælger generalforsamlingen først næstformand og derefter kasserer, og efterfølgende vælges bestyrelsesmedlem nr.1 & nr.3.

Valg af to suppleanter til bestyrelsen for 1 år ad gangen.
Valg af revisor og revisorsuppleant for 1 år ad gangen.
Eventuelt

§11 Generalforsamlingens ledelse

Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen.
Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. §§ 17 og 18.
Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten og formanden.

§12 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

§13 Bestyrelsen

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer i fællesskab foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

Valgbare til bestyrelsen er samtlige fuldgyldige medlemmer, der ved generalforsamlingen er fyldt
15 år. Bestyrelsen består af følgende personer: (i alt 7 medlemmer)

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden skriftligt senest 4 uger efter generalforsamlingen. Formand - på valg lige år
Næstformand - på valg ulige år
Sekretær - på valg lige år
Kasserer - på valg ulige år
Bestyrelsesmedlem 1 - på valg ulige år
Bestyrelsesmedlem 2 - på valg lige år
Bestyrelsesmedlem 3 - på valg ulige år
Der vælges 2 suppleanter for 1 år ad gangen

Der vælges, 1 revisorer og 1 revisorsuppleant for 1 år ad gangen. Valgbare er alle fuldgyldige medlemmer, eller et udpeget revisionsfirma.

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer, herunder formanden, næstformanden eller kasseren, er til stede.

Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. I protokollen skal der såfremt der stemmes om en beslutning angives hvem der stemte og hvordan.
Deltagelse i bestyrelsesmøder kan ske ved personligt fremmøde eller ved anvendelse af en skypeforbindelse.

I tilfælde af at valgte suppleanter indtræder i bestyrelsen, konstituerer bestyrelsen sig selv, dette omfatter samtlige poster i bestyrelsen. På den førstkommende generalforsamling vil alle konstituerede/berørte bestyrelsesposter være på valg, således at den ene del af den nye bestyrelse vælges for 1 år og den anden for 2 år som ovenfor beskrevet.

Medlemmer af bestyrelsen og suppleanter er ved indtrædelse, forpligtet til at indhente
”børneattest” samt gennemlæse og underskrive foreningens ”politik vedrørende udtalelser”. Bestyrelsesmedlemmer får udleveret nøgle til klubben samt koder til foreningens fora, hjemmesider m.v.

§14 Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden den 1. februar hvert år afgive årsrapport for det foregående år til revisoren.

Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med dagsordenen til den ordinære generalforsamling.

Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med bestyrelsens underskrift samt revisorens påtegning og underskrift.

Betaling af fakturaer tilsendt foreningen og indkøbsforeningen kan alene ske af kasseren. Indkøb via internet i indkøbsforeningen kan varetages af bestyreren.

Samtlige salg i indkøbsforeningen skel ske med faktura, betalingen kan alene ske via mobilepay eller bankoverførelse. Varekøb under 500,00 kr. kan udleveres sammen med fakturaen til betaling, betaling kan ske kontant ved købet, større salg faktureres og skal være betalt inden varen udleveres / hjemtages.

Kassereren er ansvarlig for at tilmelde faste omkostninger til betalingsservice.

Kassereren er forpligtet til at holde bogføringen ajour løbende. Bestyrelsesmedlemmer kan med 14 dages varsel anmode om at se kassekladde, bilag og andre relevante dokumenter.

Udlæg foretaget af klubmedlemmer skal dokumenteres med faktura/kvittering hvor det tydeligt fremgår, hvor det er købt, hvad der er købt og til hvilket formål (kontoplan opsættes i klubhuset). Udlægsbilag (det af kassereren udarbejdede) skal underskrives af medlemmet og attesteres af 1 bestyrelsesmedlem, uden bilag eller underskrifter frigives beløbet ikke. Betaling af udlæg kan alene ske af kassereren, via bankoverførelse, betaling skal ske senest 8 dage efter at kassereren har modtaget bilaget.

Det præciseres at man som bestyrelsesmedlem der har udlæg, skal have et andet bestyrelsesmedlem til at underskrive bilaget.

Bestyrelsen kan udpege et klubmedlem til af være ansvarlig for kontantkasse.

§15 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år inden udgangen af februar måned gennemgå årsrapporten og påses, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning.
Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

§15a Indkøbsforening

Klubben har en indkøbsforening der som man kan handle i, såfremt man er fuldgyldigt medlem. Indkøbsforeningen er klubbens og bestyrelsen udpeger bestyreren.
Som bestyrer af indkøbsforeningen skal man brænde for sagen og derfor vil den udpegede bestyrer sidde på posten indtil denne, efter eget valg fratræder eller der indtræffer en uhensigtsmæssige hændelser af en sådan karakter, at den samlede bestyrelse med flertal vælger at fratage bestyreren posten.

Bestyreren skal være medlem af bestyrelsen.

Bestyreren/kassereren aflægger kvartalsvis rapport til bestyrelsen over indkøbsforeningens virke.

Bestyreren udfærdiger status af indkøbsforeningen lagerbeholdning sammen med mindst 3 bestyrelsesmedlemmer, disse må ikke være familiært relateret til bestyreren, status skal være udarbejdet og attesteret af de tilstedeværende senest d. 15. januar således at dette indgår i bestyrelsens årsberetning.

§15b Ejendele, medlemmer eller andre udlåner/sponsorerer til klubben

Disse skal tydelig være mærket, opgjort og angivet i regnskabet således at ejerforhold og/eller tilbagefaldsklausuler er tydeliggjort. Dette sikrer at værdier tilført klubben som sponsorater eller udlån ikke indgår som værdier der efter § 18 i tilfælde af klubbens opløsning tilfalder Odense kommune.

§15c Værdiansættelse af klubbens bygninger, anlæg og materialer

Bestyrelsen udarbejder årligt en samlet oversigt over klubbens værdier, med påført vurdering. Denne vurdering udarbejdes 1. gang senest d 1 august 2018, derefter udarbejdes den i forbindelse med årsrapporten. Dette danner grundlag for tilpasning af klubbens forsikringer.

§16 Tegning og hæftelse

Foreningen tegnes af formanden og kassereren. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen. Ligeledes skal lånoptagelse på mere end 5.000,00 kr. godkendes af generalforsamlingen.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen.

§17 Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.
Der stemmens om hver enkelt vedtægtsændring.
Vedtægts ændringer noteres på sidste side af vedtægterne, med § og årstal.

§18 Opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
Ved klubbens ophør, afstemning som ovenfor beskrevet, tilfalder ALLE klubbens ejendele børne- og unge arbejdet i Odense Kommune.

Flg. Vedtægtsændringer er vedtaget:

Ekstra ordinær generalforsamling d.29-6-2010 § 3, § 6, § 9 samt § 16.

Ordinær generalforsamling 2011 § 13 tilføjet næstformand.

Ekstra ordinær generalforsamling d. 2. juli 2016. § 6 - § 9 - § 10 - § 13 - § 15.

Ordinær generalforsamling 05-05-2018
Følgende paragrafer er ændret: §2, §3, §4, §6, §8, §13, §14
Følgende paragrafer er nye og tilføjet: §15a, §15b, §15c